Je dossier opstellen: ideeën omzetten in woorden

Een subsidieaanvraag wordt beoordeeld op de kwaliteit van het dossier, niet op het uiteindelijke project of resultaat. De commissie kan enkel de neergeschreven plannen, intenties en ambities beoordelen. Omdat het gaat om de beoordeling van toekomstig en immaterieel werk, is dit een zorgvuldig en delicaat proces.

Een subsidiedossier bestaat uit een inhoudelijk en een zakelijk luik. Beide delen zijn een reflectie van elkaar en moeten elkaar ondersteunen. Activiteiten die je inhoudelijk beschrijft, moeten ook terugkomen in de planning en begroting. Werk je bijvoorbeeld met een coach, dan moet hun werk begroot worden op basis van de voorziene planning.

Pas je iets aan in het ene deel, pas het dan ook aan in het andere deel.

Het inhoudelijk luik

In het inhoudelijke luik vertaal je je plannen naar een heldere en overtuigende tekst die inspeelt op alle kwaliteitscriteria. Zorg er daarom voor dat je deze criteria goed begrijpt en toon aan hoe jouw aanvraag aansluit bij de doelstellingen van de subsidie.

Afhankelijk van de subsidielijn moet je een uitgewerkte tekst indienen of moet je verschillende vragen beantwoorden in aparte invulvelden. Schrijf je plannen eerst uit als een verhaal dat voor jou klopt. Dit zal je helpen om alles helder op papier te krijgen. Je kan het later omzetten naar de vorm die verwacht wordt door de overheid.

Motiveer waarom je project of werking relevant is en welke meerwaarde het biedt. De lezer moet overtuigd worden van het bestaansrecht van je idee. Toon tegelijk aan dat je kritisch nadenkt over je plannen en werk je ideeën concreet uit. Maak duidelijk aan de lezer dat het een goed doordacht plan is en geen verzameling losse ideeën.

Vermeld relevante partners en betrokkenen, maar beperk je tot wie daadwerkelijk een rol speelt. Wees dus voorzichtig met namedropping.

Ga ervan uit dat de beoordelingscommissie jou of je organisatie niet kent. Leg duidelijk uit wie je bent, wat je doet en welke ambities je hebt. Commissieleden gaan soms op zoek naar bijkomende informatie, zorg ervoor dat de informatie op je website en andere online kanalen overeenkomt met je dossier en up-to-date is.

Het zakelijk luik

Het zakelijke luik vertaalt je plannen naar een realistische begroting en planning. Het moet nauw aansluiten bij het inhoudelijke deel, wijzigingen in je plan moeten ook worden doorgevoerd in je begroting en planning.

Bij een begroting zijn er enkele aandachtspunten:

• Concreet en realistisch: begroot zo nauwkeurig en realistisch mogelijk, vraag wat je nodig hebt zonder te overdrijven.
• Noodzakelijk en verantwoord: alle kosten en inkomsten moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van je plan en moeten onderbouwd worden.
• Marktconform: gebruik gangbare tarieven en prijzen.

Een begroting bestaat uit alle kosten en inkomsten die te maken hebben met het project of de werking, inclusief inkomsten uit andere bronnen dan de subsidie. Bij subsidieaanvragen moet je begroting meestal in evenwicht zijn: de kosten en inkomsten moeten dus gelijk zijn aan elkaar.

Zorg dat je begroting transparant is, leg uit hoe je aan bepaalde bedragen komt door je berekening mee te geven. Vraag bijvoorbeeld offertes op en gebruik deze in je berekening.

Cultuurloket maakte een kennisartikel en webinar ‘begroten voor de cultuursector’ en publiceerde daarnaast veel artikels rond begroten, financiering, … Je vindt alle artikels terug in hun kennisdatabank.

Vergoeden

Leg bij vergoedingen aan personen altijd uit hoe de persoon vergoed wordt (via loondienst, factuur, KVR, …) en hoe het loon berekend wordt (dagloon, forfait, …).

Betaal je medewerkers steeds een faire vergoeding of loon en houd rekening met de geldende barema’s binnen de cao’s.

• Meer informatie over gangbare lonen en loonberekening vind je terug bij Cultuurloket en Juistisjuist.

Inkomsten

Zorg voor een spreiding van je inkomsten. Kan je naast de subsidie waarvoor je indient ook rekenen op eigen inkomsten, sponsoring, andere subsidies, …?

Als je subsidies hebt aangevraagd via andere kanalen, bijvoorbeeld een lokale subsidie, kan je deze opnemen bij je inkomsten ‘onder voorbehoud’. Zet er wel bij waar je de subsidie hebt aangevraagd en wanneer je nieuws verwacht.

Onderzoek zeker wat de mogelijkheden voor ondersteuning (in natura en financieel) in de gemeente waar je organisatie gevestigd is, of waar je een link mee hebt.

Samenwerkingen in natura kunnen worden opgenomen in je begroting. Dit kan op twee manieren: een categorie ‘inkomsten in natura’ bij je inkomsten of een geschatte kost die zowel bij de inkomsten als de kosten wordt opgenomen (zodat het verschil 0 euro is).

Bijvoorbeeld: je kan gratis gebruikmaken van technisch materiaal. Je kan materiaal als inkomst in natura opnemen voor 0 euro. Of je zet de geschatte prijs (bv. 100 euro) zowel bij de kosten (huur materiaal) als de inkomsten (ondersteuning materiaal), allebei voor 100 euro zodat het verschil 0 euro is.

Inbreng in natura kan ook gevaloriseerd worden via de toelichting in het zakelijk plan in plaats van in de begroting.

BTW

Hou rekening met de btw. Als je niet btw-plichtig bent is btw een kost, dan maak je een begroting inclusief btw. Als je wel btw-plichtig bent, is de btw aftrekbaar en dus geen kost, dan maak je een begroting exclusief btw.

Enkele schrijftips

Schrijf voor je publiek. Een subsidiedossier is geen publiekscommunicatie, het is een vertaling van je ideeën naar een commissie die deze ideeën ook zal beoordelen. Schrijf dus niet te poëtisch, maar zorg wel dat je eigenheid en passie worden overgedragen. Het mag ook geen saaie opsomming worden.

• Zorg dat je tekst helder en begrijpelijk is, maak hem niet te complex.
• Schrijf expliciet en concreet, ga ervanuit dat de lezers niets over jou of je project kennen.
• Schrijf kort en to the point, maak er geen ellenlange blokken tekst van.

Laat je dossier nalezen, zowel inhoudelijk als taalkundig. Laat het zeker ook nalezen door iemand die volledig buiten de sector staat. Het dossier zou (grotendeels) leesbaar moeten zijn voor een leek.

Een AI-tool kan helpen om je tekst te structureren of na te lezen. Zorg ervoor dat je eigen stem duidelijk aanwezig blijft in het dossier, zodat het authentiek blijft. Gebruik geen woorden of zinnen die jij zelf nooit zou gebruiken.

Nog vragen?

Vind je het moeilijk om je dossier uit te schrijven?

Tijdens de schrijftafels van Circuscentrum krijg je de kans om samen met andere aanvragers en experten aan je dossier te werken. Wissel ideeën uit, stel je vragen, deel ervaringen en ontvang feedback om je aanvraag verder te verfijnen.

Circuscentrum organiseert jaarlijks twee schrijftafels, meer informatie vind je hier.

Indienen - KIOSK

Subsidiedossiers bij de Vlaamse overheid moeten worden ingediend via het digitale platform KIOSK. Ook de uiteindelijke beslissing zal gecommuniceerd worden via KIOSK.

Check KIOSK op voorhand, zorg ervoor dat je kan inloggen en bekijk waar en hoe je dossier moet worden ingediend. Zo vermijd je onaangename technische verrassingen op het moment dat je wilt indienen.

Zorg dat je de contactgegevens van de administratie bij de hand hebt zodat je hen meteen kan contacteren als er een probleem opduikt.

Hier vind je een handleiding voor KIOSK.

Na indiening

Laat alle betrokken weten dat je hebt ingediend, en breng hen ook zo snel mogelijk op de hoogte van de definitieve beslissing.

Je dossier werd afgekeurd

Lees het advies van de commissie grondig en ga erover in gesprek. Beschouw het als een leerervaring: waarom is je dossier geweigerd? Wat kan je verbeteren?

Je dossier werd goedgekeurd

Wees je bewust van de voorwaarden waaraan je moet voldoen en pas ze ook toe. Bij Vlaamse subsidies moet je communiceren over je project in het Nederlands en het logo van de Vlaamse overheid moet in alle communicatie (over het project) worden meegenomen.

Subsidies moeten altijd verantwoord worden. Je moet kunnen aantonen dat je hebt uitgevoerd wat je hebt beloofd. Meestal wordt er een afrekening en/of eindverslag gevraagd, bij werkingsmiddelen wordt er een jaarverslag verwacht. De verantwoording bestaat meestal uit een financieel en een inhoudelijk deel. Er worden in de verantwoording bewijsstukken gevraagd, hou tijdens je project dus alles goed bij. Zorg dat alles (facturen, contracten, publiekscijfers, …) traceerbaar is, voor de overheid, maar ook voor de sector, jezelf en je erfgoed. Hou rekening met de verantwoording in je planning.

Pas je begroting aan, het effectief toegekende subsidiebedrag is soms lager dan je gevraagde bedrag.

Hou rekening met de afrekening. Bij veel subsidies krijg je het laatste deel pas uitbetaald na goedkeuring van de verantwoording.

Hou de verantwoordelijke overheid op de hoogte van je project, zeker als er grote wijzigingen zijn (inhoudelijk of budgettair).

Kijk ook naar de lange termijn, nodig alle betrokken personen uit bij de ontknoping van je project, je première, … zodat ze weten waaraan ze hebben meegeholpen.